Kompetensmetoden

Skapa en kravprofil

Förmågan att ”passa in” tillskrivs stor betydelse i rekryteringsprocessen, av både arbetsgivare och rekryteringsföretag, och beskrivs som ett krav på social kompetens. Då förmågan i huvudsak mäts genom intervjuer och referenser finns stort utrymme för subjektiva tolkningar, vilket visat sig missgynna gruppen utrikes födda (Wolgast 2017). Börja bland annat med att säkerställa att alla involverade har samma syn på rekryteringsprocessen och vad den ska utgå från.

Innehåll:

A) Avstämning om tillvägagångssätt, mångfald och inkludering – internt och externt

B) Kompetensbaserad behovsanalys

C) Utforma kravprofilen utan att systematiskt exkludera

D) Ifrågasätt rutinmässiga krav

Genom att kräva referenser från tidigare arbetsplatser, specifika utbildningar som exempelvis endast finns vid utvalda lärosäten och diffusa språkkrav i svenska exkluderas många arbetssökande från gruppen utrikes födda redan i utlysningen av tjänster. Jens Rydgren (2004) beskriver i en studie hur institutionell diskriminering handlar om när övergripande och till synes neutrala krav påverkar en specifik grupp mer än andra grupper, exempelvis utifrån födelseland eller etnicitet. Ett exempel på detta är när krav på svenska språket blir godtyckliga.



Står det krav på svenska […] då behöver de någon som är flytande svenska, någon som är född i Sverige.”

/ Ekonom Mellanöstern

Resultat från Fas 1 visade att arbetssökande från gruppen utrikes födda akademiker upplever att språkkraven i utlysta tjänster ofta beskrivs i generella termer vilket ger utrymme för godtyckliga tolkningar både av den arbetssökande och av rekryteraren. Att skriva att den sökande bör ”behärska svenska språket väl i tal och skrift” är inte ett mätbart kunskapskrav. Istället efterfrågar man att arbetsgivare specificerar närmare vilken språknivå som erfordras för den utlysta tjänsten.



Svårt att hitta jobb som motsvarar kompetens. Man har olika utbildningar från olika länder, det kan vara svårt att översätta sin utbildning. Jag har läst biologi, men här fick jag veta att min utbildning var Livsmedelsvetenskap. Svårt att översätta direkt.

/ Biolog från Afrika

Flertalet av fokusgruppsdeltagarna, som säger sig arbeta utifrån en kompetensbaserad rekryteringsprocess, signalerar också att det i praktiken är svårt att realisera ett kompetensbaserat förhållningssätt i varje steg av processen. Men en väl genomtänkt kravprofil kan då vara ett viktigt stöd.

Enligt Lindelöw syftar kompetens till de färdigheter som personer använder för att uppnå vad som krävs i en given situation. (4) Det kan innefatta utbildning, kunskap, arbetslivserfarenheter och andra erfarenheter. Det kan även innefatta sociala kompetenser så som samarbetsförmåga, service och omvårdnad. En väl genomtänkt kravprofil kan fungera som stöd för att skapa en kompetensbaserad rekryteringsprocess om man låter den verka som ledstjärna under hela processen. Den ska kunna vara vägledande för hur tjänsten utformas, hur och var den annonseras, eventuella tester, intervjuguide, bedömningskriterier och så vidare.

Detta kan vara en del av lösningen för att komma till bukt med både diskriminering och oavsiktlig exkludering. Kraven behöver därför vara tydligt formulerade och tillräckligt specifika för att de inte ska misstolkas eller öppna upp för godtycke. Att arbetsgivaren fokuserar på kandidatens kompetens snarare än att ”bara gå på magkänsla” och utgår från subjektiva värderingar, om exempelvis kandidatens kulturella bakgrund, var också ett av de mest framträdande önskemålen från de utrikes födda akademikerna som deltog i Fas 1.

Hänvisningen till att just ”gå på magkänsla” har varit en ständigt återkommande beskrivning av vad som slutligen avgör beslut i en rekryteringsprocess.

Det är möjligtvis inget som går att bortse ifrån eller skydda sig mot. Det kanske inte ens är önskvärt. Detta var samtidigt ett av de områden som lett till mest diskussioner bland alla grupper som involverats i förarbetet till denna rapport. Det verkar inte finnas ett samstämmigt svar för hur detta ska hanteras. En välgenomtänkt kravprofil kan dock verka som stöd här, genom att sträva efter att formulera ”magkänslan”; de subjektiva, annars outtalade, kanske diffusa ”kraven”. Anta ett självkritiskt förhållningssätt och sträva efter inkluderings- och exkluderingskriterier som är fria från godtycke, som förebygger diskriminering och oavsiktlig exkludering.

Rekryterare som deltog i fokusgrupperna beskriver hur rekryterande chefer kan ha mycket specifika krav som kan vara indirekt eller direkt diskriminerande. Förutsättningarna för en rekryterare att utmana dessa typer av krav från en chef upplevdes variera mycket. Därför efterfrågas kunskap om kompetensbaserad rekrytering och diskrimineringslagstiftningen, samt stöd i avstämningar inom rekryteringsgruppen.

A) Gör: Avstämning om tillvägagångssätt, mångfald och inkludering – internt och externt

Hur:

  • Skapa samsyn inom rekryteringsgruppen för vad en kompetensbaserad rekrytering är. Viktigt här är att inkludera rekryterande chef. I detta skede efterfrågar rekryterare kunskap om diskrimineringslagen, inom hela gruppen.
  • Lyft frågor om mångfald och inkludering mot bakgrund av verksamhetens värdegrund. Framförallt är det viktigt i relation mellan verksamhet och eventuell extern rekryterare, då båda sidor kan tydliggöra sin värdegrund och hur man aktivt arbetar för att inte agera diskriminerande.
  • Utrikes födda akademiker i Kantar Sifo undersökningar efterfrågar mer mångfald bland rekryterare och föreslår att anställda med utländsk bakgrund i högre grad finns med i rekryteringsprocessen.

Varför: För att säkerställa att alla involverade har samma syn på rekryteringsprocessen och vad den ska utgå från. För att undvika diskriminering samt för att processen blir så konsekvent och objektiv som möjligt. Erfarenhet från rekryterare som dagligen arbetar med rekrytering visar att om subjektiva eller diskriminerande krav finns är det viktig att de bemöts tidigt i processen.

Det är i samband med kravprofilen som flera rekryterare i Kantar Sifos fokusgrupper lyfter att risker för diskriminering och oavsiktlig exkludering finns. Grupper kan exkluderas genom alltför specifika krav. Men det är även här som de säger att det finns möjligheter att utmana kraven och öppna upp för fler potentiella kandidater. Rekryterare trycker på värdet av personliga möten för att säkerställa synen på inkludering och diskriminering mellan rekryterare och den som beslutar om anställning, både internt och externt. Detta är viktigt för att kunna utmana förutfattande meningar som kan leda till diskriminering senare i processen. Det kan också vara ett sätt att hantera chefer som vill ha mycket inflytande i processen men som inte utgår från kompetens utan har andra, ofta outtalade, personliga värden som styr. I dessa situationer berättar rekryterare att det är viktigt att konfrontera dessa krav så tidigt som möjligt i processen.

B) Gör: Kompetensbaserad behovsanalys

Hur:

  • Gör en behovsanalys genom en strategisk process där antingen behovet av en specifik tjänst eller kompetens formuleras. Oavsett måste det göras med omsorg för att inte systematiskt exkludera grupper enligt diskrimineringsgrunderna. Utrikes födda akademiker har för Kantar Sifo exempelvis föreslagit att verksamheter kan samla ihop arbetsuppgifter som inte kräver hög kompetens i svenska utan andra kvalifikationer för att skapa nya tjänster.
  • Behovsanalysen kan utgå ifrån en specifik tjänst men kan även utgå ifrån vad verksamheten idag har och saknar, både i form av kompetens och människor. Nyckelpersoner beskriver hur de i ett initialt skede ställer sig frågan, speglar insidan utsidan? Det kan vara särskilt viktigt i kundnära verksamheter, för att ha kompetens på insidan som förstår alla målgrupper på utsidan. 
  • Ta hjälp av data och mätverktyg för att både mäta utsidan och insidan av verksamheten. När behoven formuleras kan verktyg för kompetensbaserade processer så som Lindelöws användas för att säkerställa att utgångspunkten är i kompetens. (3)

Varför: För att tydliggöra vilka behov av kompetens som finns inom verksamheten.

Studier visar att ett systematiskt och strukturerat arbetssätt i rekryteringsprocessen leder till ett större fokus vid den arbetssökandes kompetens och att diskriminering minskar. (8)

Nyckelpersoner som Kantar Sifo har fört samtal med beskriver hur de har sett en affärsnytta genom att ha anställda med bred bakgrund för att nå ut till och förstå fler målgrupper.

C.) Gör: Utforma kravprofilen utan att systematiskt exkludera

Hur:

  • Beskriv tydligt vad tjänsten innebär eller vilken kompetens som eftersöks. Tydliggör kraven och specificera vilka som är skallkrav och meriterande. Behöver utbildningen exempelvis vara från ett specifikt program eller kan det breddas, behöver språket vara på en specifik nivå, etc. En alltför snäv kravprofil riskerar att systematiskt oavsiktlig exkludera grupper.
  • Rangordna kraven efter vilka som är viktigast för att lyckas med arbetsuppgifterna och ge därefter kraven olika vikter. Här är det extra viktigt att som rekryterare säkerställa med rekryterande chef, vad som är krav och vad som är meriterande.
  • Utifrån kraven, fundera redan nu på om och när tester bäst kommer in i processen. Kan det vara en idé att redan i den första fasen göra tester för att fokusera på de kompetenser som söks?
  • Använd metoder som exempelvis Lindelöws. (3) Gå gemensamt igenom kraven med samtliga involverade i processen och våga ifrågasätta varandras krav. Gör en konsekvensanalys, om vi har dessa krav vilka exkluderar vi då?

Varför: För att fokusera rekryteringen utifrån kompetens och få in rätt och relevant kompetens. Utrikes födda akademiker i fokusgrupper genomförda av Kantar Sifo upplever ofta att kravet på att ”passa in i gruppen” är vagt formulerat och väger tyngre än specifik kompetens och erfarenheter. De upplever också att kravet om ”flytande svenska” är otydligt, avskräcker sökande och används godtyckligt av arbetsgivare.



Jag tycker att det måste vara baserat på kunskap. … Kunskapen är en global faktor. Matte i Sverige är samma som i Kina.”

/ Utrikes född akademiker i Workshop

D.) Gör: Ifrågasätt rutinmässiga krav

Hur:

  • Gå igenom tjänstens kravspecifikation och tänk igenom vad som behövs för tjänsten utifrån behovsanalysen och hur det bäst kan uttryckas. Tänk på att kraven ska vara så objektiva och transparanta som möjligt.
  • Involvera flera personer i processen för att undvika systematisk oavsiktlig exkludering, gärna med olika bakgrund. Gå gemensamt igenom kraven tillsammans med alla involverade och våga ifrågasätta varandra och kraven. Gör en konsekvensanalys, om vi ställer dessa krav vilka inkluderar och exkluderar vi då?
  • Rekryterare i fokusgrupperna berättar om hur GDPR har fått dem att ifrågasätta vilka krav och frågor som ställs till kandidaten. Har vi rätt att spara den data som vi samlar in och som kandidaten senare har rätt att begära ut?



Jag upplever att många kunder inte kan ge en relevant förklaring till varför de behöver en person som kan svenska, utan det är för att de ska känna sig bekväma och inte vågar prata engelska, vilket det tyvärr fortfarande är idag och där kan jag känna att det blir diskriminering.”

/ Rekryterare i fokusgrupp

Varför: Forskning visar att krav så som ”flytande svenska” kan bli diskriminerande när det är vagt beskrivet och då öppnar upp för godtycke. (3, 4) För att undvika att använda slentrianmässiga krav, så som ”flytande svenska” eller ”social kompetens” som kan verka som strukturellt diskriminerande. Går det istället att hitta mer specifika formuleringar, exakt vilken nivå på svenska behövs och vad menas med social kompetens?



Make sure to include at least one “foreign” colleague in the ‘recruitment work team’ to ensure that the selection of interviewees are not culturally/ racially biased.

/Utrikes född akademiker i Workshop

Läs mer om bakgrund & referenser >

Med stöd av

I samarbete med

Partner